Hampir setiap bisnis jasa pernah sampai di titik ini: situsnya sudah ada, artikelnya sudah beberapa, lalu berhenti karena tidak ada yang mengurus. Pertanyaan yang perlu dijawab sebenarnya tiga: siapa menyediakan bahan, siapa memeriksa sebelum tayang, dan siapa memutuskan topik bulan depan.
Jawaban yang sering diberikan terlalu cepat: serahkan ke agensi. Padahal agensi tidak tahu apa yang paling sering ditanyakan pelanggan Anda pekan lalu, dan tidak bisa mengarang jawabannya. Sebaliknya, pemilik yang menulis sendiri biasanya berhenti di artikel ketiga karena pekerjaan lain menumpuk. Selebihnya adalah soal pembagian kerja yang realistis, termasuk bagian mana yang tidak bisa diserahkan ke pihak lain.
1. Tiga model yang biasa dipakai
Model pertama, pemilik menulis sendiri. Cara ini paling murah dan paling akurat dari sisi isi, karena hanya pemilik yang tahu apa yang sebenarnya terjadi di lapangan. Masalahnya waktu, dan biasanya model ini bertahan hanya sampai beberapa artikel.
Model kedua, staf internal yang menulis sambil menjalankan pekerjaan lain. Hasilnya lebih konsisten daripada model pertama, tetapi staf biasanya menulis tentang pekerjaan, bukan tentang pertanyaan yang dicari calon pelanggan. Artikelnya rapi dan jarang dibaca orang di luar yang sudah menjadi pelanggan.
Model ketiga, agensi atau penulis lepas yang menyusun, sementara bahan datang dari dalam bisnis. Ini yang paling sering bertahan lama, dengan satu syarat: aliran bahan tidak boleh putus. Kalau bahan berhenti, penulis akan mulai mengarang, dan tulisan yang dikarang selalu terasa berbeda dari pengalaman nyata.
2. Pemilik sebagai sumber bahan, bukan penulis utama
Peran yang paling berguna bagi pemilik bukan mengetik artikel, melainkan menjawab pertanyaan. Cukup dua puluh menit sebulan untuk merekam atau mencatat lima hal: pertanyaan yang paling sering masuk, keberatan yang muncul sebelum pelanggan setuju, kesalahan yang sering dilakukan pelanggan sendiri, hal yang membedakan layanan Anda, dan pekerjaan yang paling sering diminta.
Lima hal itu adalah bahan mentah untuk belasan artikel. Penulis yang mendapat catatan seperti ini bisa menyusun artikel yang tidak mungkin ditulis orang luar, karena isinya spesifik dan tidak bisa ditemukan di hasil pencarian mana pun. Tanpa bahan itu, artikel akan berisi saran umum yang sama dengan ribuan halaman lain.
3. Staf layanan sebagai narasumber yang paling sering dilewatkan
Orang yang menjawab telepon dan pesan masuk punya informasi yang tidak dimiliki siapa pun di kantor. Mereka tahu kalimat persis yang dipakai calon pelanggan, tahu pertanyaan yang membuat orang batal, dan tahu janji yang sering disalahpahami. Semua itu adalah judul artikel yang sudah terbukti dicari orang.
Cara mengambilnya sederhana. Sekali sepekan, minta staf mencatat tiga pertanyaan yang paling sering masuk beserta jawaban yang biasa mereka berikan. Kumpulan catatan itu, setelah sebulan, jauh lebih berharga daripada riset kata kunci mana pun karena berasal dari percakapan yang benar-benar terjadi.
4. Agensi sebagai penyusun dan pemeriksa, bukan penemu fakta
Bagian yang pantas diserahkan ke luar adalah pekerjaan yang bisa diukur: menyusun kerangka, menulis, memeriksa tautan, memilih gambar, menyiapkan meta, menjadwalkan terbit, dan melaporkan hasilnya. Semua itu butuh waktu dan keterampilan, tetapi tidak butuh pengalaman langsung dengan layanan Anda.
Yang tidak boleh diserahkan sepenuhnya adalah klaim. Setiap pernyataan tentang kemampuan, cakupan wilayah, atau cara kerja sebaiknya dikonfirmasi pemilik sebelum tayang. Klaim yang salah bertahan lama di halaman yang sudah terindeks, dan memperbaikinya lebih mahal daripada memeriksanya sekali di awal. Perbandingan model kerja sama ini kami bahas juga di tulisan digital agency vs freelancer vs in-house.
5. Pembagian yang biasanya bertahan
Alur yang paling jarang putus seperti ini. Pemilik menyediakan bahan sebulan sekali dalam bentuk catatan singkat. Staf layanan menambahkan daftar pertanyaan yang masuk tiap pekan. Penulis atau agensi menyusun draf, memeriksa, dan menjadwalkan terbit. Setiap artikel yang menyentuh klaim baru dikirim ke pemilik untuk dibaca sebelum tayang.
Peran terakhir yang sering luput adalah penanggung jawab jadwal. Satu orang perlu memastikan tidak ada pekan kosong, dan orang itu juga yang menagih bahan ketika aliran mulai melambat. Tanpa penanggung jawab, pekerjaan konten akan berhenti bukan karena tidak ada ide, tetapi karena tidak ada yang mengingatkan.
Satu berkas bersama sudah cukup untuk menjaga aliran ini. Isinya tidak perlu kalender yang rumit: daftar pertanyaan yang masuk, status draf, dan tanggal tayang. Berkas seperti itu membuat bahan tidak hilang di tengah percakapan, dan membuat penanggung jawab jadwal bisa melihat apa yang tersisa tanpa bertanya ke semua orang.
6. Tanda pembagiannya tidak berjalan
- Draf menumpuk menunggu persetujuan lebih dari dua pekan.
- Artikel yang tayang berisi saran umum tanpa satu pun contoh dari layanan Anda.
- Topik bulan ini mengulang topik tiga bulan lalu dengan kalimat berbeda.
- Tidak ada yang bisa menjawab pertanyaan sederhana: artikel mana yang paling banyak dibaca bulan lalu.
- Bahan dari dalam bisnis berhenti, tetapi penulisan tetap jalan dengan mengarang.
7. Biaya yang jarang dihitung
Pembagian tugas yang buruk tidak langsung terlihat di tagihan. Biayanya muncul sebagai waktu: rapat yang berulang tanpa keputusan, revisi karena klaim keliru, dan artikel yang harus ditulis ulang setelah tayang. Di sisi lain, bisnis yang tidak menyediakan waktu untuk memberi bahan akan membayar lebih banyak untuk riset yang seharusnya tidak perlu.
Hitungan yang lebih jujur adalah biaya per artikel yang benar-benar dibaca orang, bukan biaya per artikel yang tayang. Angka itu hanya bisa diketahui kalau laporan bulanan dibaca dan dipakai untuk memutuskan. Susunan laporan yang kami pakai untuk itu ada di panduan laporan SEO bulanan.
8. Kapan Memakai Kombinasi Ketiganya
Pada praktiknya, pembagian kerja yang paling awet jarang murni satu model. Pola yang sering berhasil: pemilik menyediakan bahan dan menyetujui arah, staf layanan menjadi narasumber untuk pertanyaan pelanggan, lalu agensi menyusun, menyunting, dan memeriksa.
Kombinasi ini bekerja karena setiap pihak mengerjakan bagian yang paling dikuasainya. Yang perlu dijaga hanya satu: keputusan akhir soal nada dan pesan tetap di tangan pemilik bisnis, bukan diserahkan sepenuhnya kepada penyedia jasa.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah pemilik harus selalu membaca artikel sebelum tayang?
Tidak untuk semua artikel. Cukup yang memuat klaim baru tentang layanan, harga, atau cakupan kerja. Artikel penjelasan umum bisa langsung tayang setelah diperiksa penyunting, supaya antrean persetujuan tidak menumpuk dan jadwal terbit tetap jalan.
Berapa waktu yang perlu disediakan pemilik setiap bulan?
Sekitar satu sampai dua jam, terbagi dalam dua sesi singkat. Isinya menjawab daftar pertanyaan dari tim, memeriksa draf yang menyentuh klaim, dan menyetujui rencana topik bulan berikutnya. Kalau waktunya lebih dari itu, biasanya ada bagian pekerjaan yang belum dibagi dengan jelas.
Apakah staf bisa menulis sendiri tanpa agensi?
Bisa, asalkan ada waktu khusus untuk menulis dan seseorang yang memeriksa sebelum tayang. Kesalahan yang paling sering terjadi bukan pada gaya bahasa, melainkan pada artikel yang terbit tanpa pemeriksaan tautan dan tanpa gambar, sehingga tidak pernah tampil di hasil pencarian.
Bagaimana kalau bisnisnya masih kecil dan anggarannya terbatas?
Pilih satu orang yang bertanggung jawab atas jadwal, lalu kerjakan sisanya sebisanya. Satu artikel yang tayang tiap dua pekan dengan bahan nyata lebih berguna daripada empat artikel sebulan yang disusun tanpa keterangan apa pun dari dalam bisnis.
Kalau Anda sedang menentukan pembagian ini, kami bisa membantu menyusun alurnya lebih dulu: daftar bahan yang perlu disiapkan tiap bulan, siapa yang memeriksa, dan bagaimana hasilnya dilaporkan. Pekerjaan bulanan yang kami jalankan untuk klien dijelaskan di halaman jasa SEO Surabaya.
